Qué es y qué problema resuelve
En la mayoría de empresas sin función de estrategia, el plan se revisa de dos maneras. En la reunión comercial semanal, que mira el pedido de esta semana. Y en el informe de la agencia, que cuenta lo que se ha hecho. Ninguna de las dos revisa el plan en sí: si la tesis sigue en pie, si las acciones funcionan, si el dinero está donde debe.
El comité de periodo cubre ese hueco. Tiene cadencia fija, lectura previa obligatoria, tres decisiones posibles por ficha y un acta. El entregable es un informe por periodo y las decisiones de dirección que salen de él.
Los papeles están claros. El cliente decide. Nosotros preparamos el informe, proponemos decisiones y dirigimos la sesión. Los terceros que ejecutan rinden cuentas de sus fichas. Es el centro de la fase de dirección estratégica.
Cuándo se usa y cuándo no
Empieza en cuanto el playbook está en marcha y dura lo que dure la ejecución. El periodo por defecto es el trimestre, pero se ajusta al ciclo de compra: más corto en un lanzamiento, cuando hace falta corregir rápido, y más largo cuando la venta tarda meses en cerrarse.
No sustituye a la reunión operativa semanal, que sigue existiendo para lo urgente. Tampoco es el sitio para aprobar piezas creativas ni para discutir una operación concreta. Y no se convoca si los datos no están cerrados: un comité con datos a medias acaba discutiendo los datos en lugar de decidir.
Cómo se prepara y se dirige
- Cierre de datos. Fecha de corte y envío por parte de cada responsable del dato. Entregable: cuadro de mando cerrado.
- Informe previo. Resultado contra baseline por indicador, estado de cada ficha y desviaciones con su causa. Entregable: informe enviado con días de antelación para leerlo antes.
- Propuesta por ficha. Seguir, cambiar o parar, con el motivo. Entregable: propuesta de decisiones.
- Sesión. Orden fijo: resultado, desviaciones, decisiones y replanificación. No se presenta actividad. Entregable: decisiones tomadas en la sala.
- Acta. Cada decisión con su responsable y su fecha, y cualquier cambio en la baseline con su motivo. Entregable: acta enviada y aprobada en los días siguientes.
- Replanificación. Fichas nuevas o modificadas y presupuesto del periodo siguiente. Entregable: playbook actualizado.
Anatomía del entregable
El informe de periodo es una tabla, no una presentación. Una fila por ficha o por indicador:
| Ficha o indicador | Baseline | Meta del periodo | Resultado | Desviación | Causa | Propuesta | Decisión | Responsable y fecha |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre | Valor firmado | Valor pactado | Valor medido | Diferencia | Explicación con datos | Seguir, cambiar o parar | Lo que decide dirección | Nombre y fecha |
Para que la propuesta no dependa del humor del día, usamos criterios por defecto:
| Situación | Decisión por defecto | Cuándo se hace excepción |
|---|---|---|
| Acción hecha y KPI en meta | Seguir | Si la meta resultó demasiado baja, se revisa para el periodo siguiente |
| Acción hecha y KPI por debajo | Cambiar la acción | Si ya se cambió en el periodo anterior y sigue por debajo, parar |
| Acción sin hacer | Revisar responsable y dependencia antes de juzgar el KPI | Si la dependencia no se va a resolver, parar |
| KPI por encima con acción sin hacer | Buscar la causa real antes de atribuirse nada | Ninguna |
A la sesión asisten quienes pueden decidir: dirección general, las direcciones comercial y de marketing y los responsables de las fichas. Los terceros entran para su parte. Los demás reciben el acta.
El marco clásico: la QBR
La QBR, o revisión trimestral de negocio, se consolidó en la gestión de cuentas y en customer success: el proveedor se sienta con su cliente cada trimestre para repasar el valor entregado y los siguientes pasos. Muchas empresas grandes hacen lo mismo hacia dentro con sus unidades de negocio. Su virtud es la cadencia fija, que obliga a mirar el conjunto cada cierto tiempo.
Tiene tres límites que conocemos bien.
Se volvió una presentación
En muchas QBR el proveedor presenta para justificar el contrato. Es retrospectiva, larga y termina sin decisiones.
Da por hecha una función de estrategia
La QBR asume que alguien prepara los datos y que dirección sabe qué está decidiendo. En las empresas con las que trabajamos esa función no existe dentro. Esa es la capa que ponemos: la que no se ve.
El trimestre es una convención contable
El ciclo de compra no siempre coincide con él. La temporada turística en República Dominicana, la campaña de Navidad o el cierre presupuestario de una mediana empresa española mandan más que el calendario.
Nuestra adaptación: el periodo lo define el ciclo de compra, la lectura previa es obligatoria, solo hay tres decisiones posibles y el resultado se compara siempre con la baseline firmada, no solo con el periodo anterior.
Errores frecuentes
- Comité convertido en informe de actividad. Lo prepara el tercero que ejecuta, que mide lo que controla: piezas, publicaciones, visitas. Por eso el informe lo preparamos nosotros contra la baseline.
- Decisiones sin dueño. Se acuerda «revisar» algo y nadie sabe quién ni cuándo. En el acta, toda decisión lleva nombre y fecha.
- Cambiar la meta en lugar de la acción. Es lo políticamente cómodo. Una meta solo se toca con datos nuevos y queda en acta.
- No parar nunca nada. Pesa lo ya invertido y parar se vive como un fracaso. Parar es una decisión, y el presupuesto que libera va a lo que funciona.
Un escenario ilustrativo
Pongamos, como hipótesis, una empresa española de servicios B2B con cuatro delegaciones que lleva dos periodos con el playbook en marcha.
En el informe, una delegación queda por debajo de su meta en ofertas del nivel objetivo. La ficha de acción de formación figura como hecha, así que el problema no es la formación. La causa aparece al revisar dependencias: los precios del nuevo nivel no están cargados en el sistema de esa delegación. La decisión es cambiar, no parar, con un responsable nuevo para la carga y una fecha.
Otra ficha, la presencia en una feria sectorial, está hecha y lleva dos periodos por debajo de su KPI. Se para y su presupuesto pasa a la ficha que mejor resultado muestra contra baseline. Todo queda en el acta, y el periodo siguiente arranca con el playbook actualizado.